Зв'язок з нами

Система 5S. (робоче місце офісного працівника)

Повинен зізнатися, я ніколи «не завойовував призів» за відмінну організацію робочого місця. Це ніколи не було моєю сильною стороною, особливо з огляду на характер моєї роботи, у мене все і завжди лежало абияк. Папери і папки просто накопичувалися у мене на столі. Але коли я почав працювати в Lean Enterprise Institute (і дізнався про бережливого виробництва (Lean) вперше), я просто не міг придумати виправдання своєї дезорганізації. Всі співробітники інституту містили своє робоче місце в порядку. Ми добиваємося цього за допомогою системи 5S. Це 5-ступінчаста кайдзен система, яка допомагає організувати робочий простір на основі принципів Бережливого виробництва і візуального менеджменту.


Ось як система 5S допомагала мені справлятися з цим в перший тиждень:


Сортування (Seiri)

На третій робочий день мій стіл виглядав так, ніби на ньому вибухнула бомба. Папки з паперами, випадкові уривки макулатури, наспіх списані блокноти були розкидані по всьому столу так, що я навряд чи бачив сам стіл. Перший крок 5S передбачає скорочення кількості матеріалу на вашому робочому місці, залишаючи лише потрібне. Я зібрав всі свої папери і розклав їх в дві стопки - зберегти і викинути. Все, що виявилося в стосі "викинути", очевидно викидалося, інші папери відправлялися в наступний тур.


Організація порядку (Seiton)

Тепер, коли під рукою були тільки необхідні мені матеріали, я перейшов на наступний щабель системи - привести в порядок. Так, в стопках паперів стало менше безладу, але їм не вистачало якоїсь то логіки. Організація була необхідна, і я приступив до роботи. Я розділив папки на кілька категорій, такі як: "У розробці", "Переваги", "Спільнота" та "Архів". У моєму столі було 3 висувних ящика, які перетворилися в стаціонарний ящик, ящик для книг і ящик для моїх документів. У мене був ящик для вхідної пошти, на якому я помістив помітну барвисту наклейку. Всі мої олівці, ручки і маркери відправилися прямо в сітчастий стакан. Вперше я відчув, що був насправді цілком і повністю організований.



Наведення чистоти (Shine)

Крок третій, а значить, настав час "засяяти". Чи потрібно було протирати мій стіл після трьох днів роботи? Навряд чи. Але я не хотів пропускати жодного щабля, з яких складається система. Тому я витираю пил з екрану компютера, клавіатури і миші, а також протираю стіл вологими серветками. Хоча мій стіл і так був досить чистим, я впевнений, що пахнути він став набагато краще.


Стандартизація (Seiketsu)

Уже на той момент мій стіл виглядав просто чудово. Його поверхня була чиста і блищала на світлі, а всі мої документи розташовувалися на своєму місці. Такий стан чистоти і порядку стало для мене стандартом. Тепер я повинен був зясувати, як зберегти все в такому вигляді, тому що я знав, що завтра до цього часу документи обрушаться, немов лавина, на мій стіл. Я подумав, які документи щодня займають на моєму столі найбільше місця? Я зрозумів, що це були мої щоденні проекти і нагадування, які я спішно строчив на стікерах. Мені потрібно було знайти більш зручну і довгострокову систему для складання своїх заміток, і я знайшов її. Тепер у мене є три великих блокнота, які я зберігаю в стаціонарному ящику, по одному для кожної з моїх посадових обовязків. Якщо мені потрібно написати собі записку або залишити нагадування, я задіюю відповідний блокнот. Я також замовив великий настільний календар, щоб відстежувати мої замітки і завдання з обмеженнями по часу. Результатом стало - повна відсутність щоденного безладу.


Підтримка (Shitsuke)

Останньою сходинкою системи 5S є підтримання чистоти і порядку, також відома своїм японським терміном Shitsuke. Вона включає в себе створення системи, що забезпечує ті стандарти робочого місця, які ми ввели на попередньому кроці. Я працюю над цим. Я щодня перевіряю мій календар, а також я вчуся класти документи в призначене для них місце в ту ж секунду, як вони з`являються на моєму столі. Але з кожним днем ​​я переконуюся, що успішне застосування Бережливого виробництва полягає в постійному вдосконаленні.


Найцікавішим для мене в застосуванні системи 5S на робочому місці було співвідношенням результатів і складності. Впровадження системи було настільки легким завданням, що її реалізація зайняла у мене всього кілька годин, яка в свою чергу зберегла мені куди більше часу, а також допомогла мені організувати робоче місце так, що я точно знав, де я можу знайти потрібний мені документ.


Автор: Кемерон Форд

Джерело: www.lean.org/LeanPost/Posting.cfm?LeanPostId=487


16 Січня 2018